Tempo é dinheiro e, por isso, garantir a produtividade da equipe na sua agência é fundamental para aumentar o faturamento — mas não só isso! Times e colaboradores que trabalham de forma mais eficaz também entregam trabalhos de maior qualidade para os clientes e se sentem mais motivados no dia a dia.
Leia este artigo para entender a importância de melhorar a produtividade da equipe e 6 processos para implementar na sua agência, visando esse bom resultado.
A importância de melhorar a produtividade na equipe
Investir na melhoria da produtividade da equipe permite que você receba mais clientes com a mesma quantidade de colaboradores e, sendo assim, consegue ampliar o lucro sem necessariamente aumentar a folha de pagamento.
Quando os colaboradores trabalham de forma focada e inteligente, as entregas para os clientes têm melhor qualidade, o que significa que eles ficam mais satisfeitos, minimizando problemas com churn e não renovações.
Além disso, colaboradores produtivos, bem treinados e bem orientados ficam mais felizes no dia a dia de trabalho, o que diminui o turnover e os gastos com contratação e onboarding.
Como melhorar a produtividade da equipe: confira 6 processos
Agora que você já entendeu os benefícios da produtividade na sua agência, confira 6 processos que utilizamos aqui na Mestre para alcançar bons resultados nesse quesito!
1. Trabalhe com escopos bem definidos
Você sabia que um dos maiores ralos de dinheiro de uma agência está em fugir do escopo para atender aos gostos do cliente? Isso mesmo: executar atividades que não estão previstas e, portanto, não estão sendo pagas, é pagar para trabalhar.
A máxima do “tempo é dinheiro” não deve, nunca, sair do radar da diretoria da agência, porque pode parecer que fazer algo a mais aqui ou ali para agradar o cliente não tem tanto peso no faturamento, mas essa não é a realidade.
Além disso, quando seu time foge do escopo para entregar a mais para o cliente, essa é uma quebra de confiança no contrato — afinal, se isso não foi combinado está sendo feito, o que mais pode ser quebrado?
É preciso prestar atenção especial neste ponto porque a pessoa que mais “fura” o escopo é o próprio dono da agência. Esse é um dos motivos, inclusive, pelo qual você deve se afastar da operação o mais rápido possível e treinar os colaboradores a seguir o escopo à risca.
Um escopo claro e bem definido significa mais organização e previsibilidade, tanto para o cliente quanto para a equipe, que sabe bem o que precisa entregar.
Atente-se, ainda, ao fato de que a possibilidade de sair do escopo para entregar a mais não deve ser totalmente anulada: sua equipe precisa ser treinada para mostrar ao cliente que é possível sim sair do escopo… desde que se pague por isso, e para isso existem o upsell e o cross-sell. Dessa forma, os pedidos extra do cliente se transformam em uma oportunidade de aumentar o contrato e faturar mais.
2. Defina e aprimore o tempo estimado para a execução das tarefas
Se você quer melhorar a produtividade da sua equipe, precisa entender o tempo ideal para a execução de cada uma das demandas do dia a dia.
Essa compreensão do tempo estimado para as atividades também faz toda a diferença na precificação dos serviços. Por exemplo: se você sabe que a média de tempo gasto para a produção de um e-book é de 2 horas, e o custo por hora de sua agência é de R$50,00, esse material tem que custar R$100,00.
Para que essa análise das horas seja possível, é preciso contar com um software de gestão de tarefas e tempo que forneça os tempos médios de atividades na agência. Para que funcione, é claro, todos os colaboradores devem ser treinados a utilizá-lo corretamente.
Aqui na Agência Mestre temos duas metas mensais relacionadas ao uso do software para os analistas, uma relacionada à logagem mínima de horas por dia e outra relacionada ao tempo estimado, ou seja, o colaborador precisa executar a tarefa dentro do tempo previsto.
Dessa forma, não apenas você consegue ter sua equipe registrando o tempo diariamente como, também, encontra uma forma de monitorar a produtividade de cada um e encontrar os principais gargalos de tempo e dificuldades.
3. Documente os processos
A documentação de processos é fundamental para que você se livre da donodependência e sua agência ganhe escala. Em uma pequena empresa, com até 5 funcionários, parece simples que as informações sejam repassadas boca a boca, mas não é eficiente e impossível no caso de uma agência maior.
Além disso, a falta de documentação impacta negativamente na padronização do trabalho e na produtividade. É muito importante que sua agência seja consistente nas entregas, independentemente do colaborador que esteja responsável por elas e, também, que os analistas não precisem recorrer aos líderes cada vez que tiverem uma dúvida.
Treine o seu time para documentar a forma de fazer cada uma das atividades e criar, em todos os funcionários, o hábito de recorrer à documentação para garantir a consistência na execução e evitar o tempo perdido com dúvidas.
4. Implemente rituais de acompanhamento eficientes
Uma piada conhecida no meio empresarial é a de que “a reunião poderia ser um e-mail”, mas é fato que, em muitos casos, diversas confusões de informação e desalinhamentos poderiam ser, sim, resolvidos com reuniões eficientes.
Por isso, pensando em melhorar a produtividade da equipe e no acompanhamento das tarefas, realizamos dois rituais importantes: a daily e a weekly.
Como o próprio nome sugere, a daily acontece diariamente, entre cada time, com o objetivo de que cada analista exponha a sua rotina, contando as tarefas previstas para o dia e confirmando a execução das demandas previstas no dia anterior.
A weekly é uma versão semanal estendida dessa reunião, em que se faz o apanhadão da semana, pontuando o que foi feito ou deixou de ser feito. Nessas reuniões, cabe à liderança auxiliar com a priorização de tarefas e, é claro, com o nível de produtividade e comprometimento do time com os prazos e os clientes.
5. Otimize tarefas com o auxílio da inteligência artificial
Se você ainda está ignorando a inteligência artificial no dia a dia da sua agência, você vai ficar para trás. Elas já são uma realidade e os times precisam ser treinados para testá-las e utilizá-las, entendendo como podem ajudar no dia a dia.
Dominar ferramentas como o ChatGPT, o Photoshop (AI), o Midjourney e muitas outras podem ajudar muito na execução de tarefas repetitivas que consomem tempo da sua operação, além de contribuir com a criatividade e a inovação.
6. Execute melhorias individuais a partir do 1 a 1 técnico
Por último, outra reunião regular que acontece aqui na Agência Mestre é o 1 a 1 técnico entre liderança e analista. O objetivo desse ritual é ajudar a desenvolver as competências técnicas e a performance de trabalho do colaborador, além de minimizar os obstáculos relacionados às produções diárias daquela pessoa.
Cabe ao líder analisar criteriosamente as entregas de seu liderando, bem como a utilização do tempo estimado para a tarefa e, percebendo suas principais falhas, apontar a necessidade de melhoria. Esses encontros podem ser semanais, quinzenais ou mensais, dependendo da necessidade do time e do colaborador.
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