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Kick-off: Como dar um Show na Primeira Reunião Com o Cliente?
Kick-off: Como dar um Show na Primeira Reunião Com o Cliente?

Sumário

Kick-off: Como dar um Show na Primeira Reunião Com o Cliente?

Você sabe por que as pessoas são fissuradas com a Disney, querem conhecer e pagam caro por isso? É porque, além das produções cinematográficas, quando os visitantes chegam ao parque são tomadas por uma sensação de encantamento e empolgação ao terem suas expectativas — que já eram altas — superadas.

Agora, imagine se, com toda a propaganda de ser um lugar mágico, um turista chega ao parque e se depara com brinquedos quebrados e personagens desanimados? Ele será tomado por uma frustração imensa e irá pensar que gastou mal o seu dinheiro.

Estou falando sobre a Disney, mas o mesmo vale para a sua agência digital. Para evitar o cenário negativo que eu ilustrei, é preciso dar um verdadeiro show no kick-off. Continue a leitura do artigo para entender mais sobre o assunto e aprenda:

  • o que é kick-off;
  • por que você deve se preocupar com a reunião de kick-off;
  • entregando o kick-off perfeito em 3 etapas.

O que é kick-off?

O kick-off é a reunião inicial do cliente com a sua agência, ou seja, o onboarding dessa nova conta. Esse é o primeiro contato entre a empresa contratante e o time operacional que irá tocar o projeto, portanto, deve ser especial. 

Por que você deve se preocupar com a reunião de kick-off?

A prospecção pode ser algo estressante para o cliente. Pense só: nós produzimos anúncios, chamamos para baixar materiais ricos, fazemos lives, nutrição de lead, ligações, apresentação de proposta, quebra de objeções e uma série de reuniões para assinar o contrato.

Com a conclusão de todas essas etapas, não podemos jogar mais burocracias em cima do cliente. É preciso mostrar que ele fez bem em escolher a sua agência, porque, afinal, está pagando muito por isso.

Como eu gosto de dizer, o primeiro passo para a renovação de um contrato é garantir uma excelente experiência inicial para quem está entrando. Se quiser aprender mais sobre esse tema, dê play no vídeo a seguir:

Sendo assim, é função da equipe operacional criar uma sensação incrível no primeiro contato, dando a certeza de que a empresa do cliente tomou a decisão correta e está nas mãos dos melhores profissionais de marketing. E como é possível fazer isso?

Entregando o kick-off perfeito em 3 etapas

Muitas agências utilizam a reunião de kick-off como um espaço para responder um briefing e conhecer mais sobre a empresa. Mas será que um interrogatório é a melhor forma de recepcionar essa nova conta? Será que uma longa reunião respondendo perguntas tem o poder de criar essa sensação de encantamento e empolgação que queremos no cliente?

É claro que não! Confira três etapas que você precisa seguir para criar o kick-off perfeito!

1ª etapa: pré-reunião

Nenhum artista sobe no palco sem se preparar, então se você quer dar um verdadeiro show para o seu cliente, o time operacional precisa tirar um tempo para estudar tudo sobre a empresa, descobrir os problemas e dar sugestões de otimização considerando os objetivos do projeto. Para isso, existem algumas ações essenciais:

  • estudar o briefing, que deve ser preenchido de forma assíncrona pelo cliente. As perguntas que foram deixadas em branco devem ser respondidas no kick-off. Se você não sabe como elaborar esse documento, confira ao vídeo abaixo:

  • estudar o site do cliente e outras plataformas de comunicação;
  • estudar a gravação do comercial. Aqui na Mestre nós instruímos os vendedores a  gravar um vídeo para falar sobre as impressões que teve do cliente, o escopo contratado, como foi a tratativa e outros detalhes pertinentes.

2ª etapa: durante a reunião

Na reunião de kick-off é importante que o vendedor responsável pelo contrato esteja presente. Isso dá segurança ao cliente de que tudo o que foi acordado nas tratativas será entregue. O integrante do time comercial deve iniciar a reunião e passar o bastão para a equipe operacional, que irá tomar o controle a partir daí.

Antes de partir para os alinhamentos, é importante que o cliente seja situado sobre o que irá ver nesta call e outros detalhes, como tempo de duração. Com isso, seguimos para os pontos que devem estar presentes na apresentação:

  • determinar prazos de forma macro, por exemplo, temos 12 meses de projeto, a cada três meses terá um relatório trimestral de sucesso, o planejamento será feito em até 45 dias contendo determinados itens, reuniões mensais, acompanhamentos semanais, linha do tempo do projeto, etc;
  • mostre que, para começar a estabelecer a rota do planejamento, já foi feito um estudo prévio, que identificou alguns pontos de atenção que serão corrigidos ao longo do projeto. Se existir algum problema muito urgente, resolva o quanto antes e já alinhe os detalhes dessa resolução na reunião;
  • combine quem serão os responsáveis pelas aprovações de cada área, bem como o prazo, formato de trabalho e aprovação automática, caso você pratique isso na sua agência;
  • ao longo da reunião, tome nota das perguntas, combinados, quem disse o que, bem como prazos de execução.

3ª etapa: pós-reunião

Após a reunião, é importante elaborar uma ata com todos os detalhes e alinhamentos feitos, da mesma forma que os responsáveis e prazos para executar cada uma das ações combinadas. Envie ao cliente por e-mail no formato PDF e agradeça pela oportunidade de trabalhar no projeto.

Seguindo esse framework, o cliente vai ficar com o sentimento de que valeu o ingresso pago pelo show. Gostou de aprender sobre esse assunto? Então, confira também o artigo sobre como criar uma rotina de prospecção eficiente e tenha muitas reuniões de kick-off!

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