Antes de mais nada, quero fazer uma pergunta: vocês sofre quando tem uma lista extensa de coisas para fazer e pouco tempo para executá-las? Pensa sobre a resposta, porque hoje vou conversar com você sobre priorização de tarefas. Esse hábito pode te ajudar a organizar melhor a sua rotina e facilitar, e muito, o seu dia a dia.
O que você precisa para fazer sua priorização de tarefas?
A ideia para o tema de hoje partiu de dúvidas que surgiram em outros vídeos meus e também dentro da Agência Mestre. Afinal, saber priorizar todos os afazeres de um dia, de uma semana ou até mesmo de um mês inteiro pode ser um grande desafio no meio corporativo ou até mesmo nas nossas vidas pessoais.
Recentemente, fiz um treinamento chamado Empresa Autogerenciável, do Marcelo Germano, cujo objetivo é fazer com que sua empresa funcione de verdade, mesmo sem a sua presença.
A partir das dicas citadas neste curso, junto com algumas experiências vivenciadas no dia a dia da agência, foi possível ter ótimas sacadas sobre como organizar a sua rotina para facilitar o seu trabalho e não perder o controle sobre as suas tarefas.
Liste suas atividades
Já falamos sobre produtividade e a importância de fazer um planejamento usando um caderno para anotar todas as tarefas que você terá que executar durante a semana. O treinamento do EAG reforça essa sugestão. A única diferença é que, em vez de um caderno, você pode organizar uma planilha para colocar tudo o que é preciso fazer de importante no mês, sem economizar nos detalhes. Depois, basta dividir essas tarefas durante as semanas.
Como categorizar sua lista de tarefas?
Depois de listar todas as suas tarefas, o segredo para saber como priorizá-las é categorizar cada uma, com base em duas vertentes: a sua habilidade única e o que produz valor para a empresa.
1. Qual a sua habilidade única?
Pense no que você é bom de verdade. Essa será a sua habilidade única. Seja ela de comunicação, de gestão, técnica, não importa! É aquele dom natural que você e as pessoas ao seu redor reconhecem e que gera grande valor para a sua empresa.
ALERTA DE SPOILER do treinamento: Se você ainda não tem consciência de qual é a sua habilidade única, tem um jeito muito simples de descobrir. Basta pedir para as pessoas da sua empresa te darem um feedback sobre você, por meio de uma carta ou e-mail, colocando quais são os seus pontos fortes e quais são as suas dificuldades. Assim, você terá uma visão geral de como as pessoas te enxergam e como você se destaca dentro da empresa.
2. O que produz valor para a empresa?
Dentre os trabalhos e tarefas que você costuma exercer e com base na sua habilidade única, observe aquilo que traz algum retorno positivo, direto ou indireto, para a sua empresa.
3. Como fazer a ordem de prioridade?
A partir dessas duas vertentes, você conseguirá pontuar as atividades para descobrir a ordem de prioridade da sua lista. Quer um exemplo? Vamos abordar os meus vídeos. Apesar de não gerarem um retorno imediato, essa tarefa agrega valor para meus projetos. Então, no quesito produção de valor, ela seria nota 9. Como se trata de uma tarefa ligada à comunicação, que é a minha habilidade única, ela receberia um 10 nesse quesito. Logo, para calcular o grau de prioridade desse trabalho, basta equacionar (Valor de Produção + Habilidade única)/2. Ou seja, (9+10)/2 = 9,5.
É claro que muito provavelmente você não conseguirá realizar todas as suas tarefas durante a semana. Mas, com esses resultados em mãos, você pode descartar tudo o que ficar abaixo de 6 e delegar para outras pessoas ou postergar para um momento mais oportuno. O que estiver acima desse número, organize ao longo da sua semana, de acordo com a pontuação atribuída para cada tarefa!
Simples, não é mesmo? Espero que essas dicas ajudem a mudar sua vida, assim como têm me ajudado bastante. Deixe seu comentário e continue acompanhando o blog da Agência 10x!