Uma dor comum a donos de agências, e eu me incluo nesse grupo, é que nós não sentimos que há um “ponto” a bater, portanto, não existe um banco de horas. Este é um cenário hostil, já que é preciso fazer o que é, ou acredita-se que seja, necessário para gerar resultado.
Afinal, o mundo corporativo cobra os conceitos de workaholic, work hard, e prega que “os que trabalham mais ganham mais”. No entanto, isso não corresponde à realidade quando aprendemos a trabalhar com mais eficiência e mais inteligência.
Se você quer saber como melhorar seus resultados, ter uma vida mais saudável, justa e equilibrada sem trabalhar 12h por dia, precisa conferir esse artigo!
Como os estágios da sua empresa influenciam a forma como usamos nosso tempo?
O cenário no qual a agência se encontra influencia diretamente a forma como usamos nosso tempo. Em alguns momentos, pode ser necessário dedicar mais horas a determinadas tarefas, enquanto, com o desenvolvimento da empresa, essa carga horária tende a diminuir. Confira três níveis possíveis:
1. Agência iniciante
Uma agência iniciante é aquela que está começando agora, com aproximadamente um ano de existência. A famosa “eugência” pode contar com uma ou duas pessoas.
Nessa etapa, é comum que o dono da agência acumule funções como: consultoria de marketing, comercial, atendimento e operacional. Esse acúmulo de funções gera uma inconsistência ou falta de organização.
2. Agência em escala
A agência em escala pode ter de cinco a 15 colaboradores e de 1 a 3 anos de existência. Seu objetivo pode ser aumentar a base de clientes e, para isso, contratar mais pessoas.
Nessa etapa, você pode ter começado a ter mais clientes, mas, se não organizou sua agenda, as funções de comercial, atendimento e operacional ficaram ainda mais intensas.
Com isso, a sensação é que você trabalha ao menos o triplo do que no início, mesmo tendo algumas pessoas trabalhando com você, o que te faz pensar que tem alguma coisa errada.
3. Agência em expansão
A agência em expansão é um pouco mais sólida, com mais tempo no mercado e mais de 20 colaboradores. Seu foco costuma ser a formação de lideranças
Nesta etapa, você trabalha facilmente 12 horas por dia: entre quatro e seis horas no operacional, quatro horas no comercial e entre três e quatro horas no atendimento. Isso acontece porque você não priorizou a “passagem de bastão”, ou seja, não entregou tarefas para outras pessoas.
A sua sensação é de que você trabalha mais do que a empresa toda junta e ainda paga para os outros. Por isso, não existe final de semana ou férias e, possivelmente, você almoça em frente ao computador. No pior cenário, você recebe um salário inferior ao de alguns integrantes do seu time.
Como posso parar de trabalhar 12 horas por dia?
Para responder a essa pergunta, a palavra de ordem é “organização”. Por isso, eu vou mostrar alguns fundamentos que vão te ajudar a ter resultado:
1. Foque na gestão da sua agenda
O primeiro passo é focar na gestão da sua agenda. Para isso, abra o seu sistema de gestão de agenda, como o Google Calendar, e divida em blocos: comercial, atendimento e operacional.
- o início da jornada pode ser às 08h e, até 08h30, você fará toda a parte comercial, respondendo e-mails pendentes e fazendo as revisões de contrato, por exemplo. De 08h30 às 10h, monte propostas ou suas apresentações, além de fazer prospecções;
- de 10h às 10h30, você irá se dedicar ao atendimento, respondendo seus clientes na seguinte ordem: e-mails, mensagem instantânea e ligações;
- de 11h às 12h, faça atividades relacionadas ao operacional que dependem de você.
Tire sua hora de almoço de 12h às 13h. É importante que sua mente descanse um pouco, dê um tempo para sua cabeça respirar!
- de 13h às 13h30, retome as atividades relacionadas ao comercial;
- de 13h30 às 15h, dedique-se ao operacional;
- de 15h às 16h, cumpra tarefas relacionadas ao atendimento;
- de 16h às 17h, volte às tarefas de comercial.
“Ah, Ricotta, eu quero fazer um extra!” Nesse caso, eu te aconselho a dedicar seu tempo extra às atividades operacionais, focando nas suas entregas.
2. Faça as contratações na ordem certa
Ao conquistar mais clientes, é preciso contratar na ordem certa! O processo da escolha precisa ser sempre focado em te ajudar e contribuir para o crescimento da agência.
Para isso, não comece contratando para o time operacional. Comece resolvendo o maior problema das agências no início: comercial! Para o time operacional, neste ponto, é indicado contratar terceiros, ou freelancers, para o trabalho.
A ordem correta de contratação (CLT) é a seguinte:
- 01 vendedor;
- 01 vendedor. Sim, mais um para que você possa liderar o time de vendas, trocando o tempo de execução pela gestão, tirando dúvidas, fazer alinhamentos ou participar de ligações e apresentações importantes;
- 01 gestor de projetos para organizar a relação com freelancers e agências terceiras;
- 01 atendimento;
- 01 vendedor;
- 01 atendimento para que você passe a liderar o time de atendimento;
- pode começar a montar seu time operacional, dando preferência para pessoas que complementam suas habilidades, ou seja, aquelas que fazem o que você não faz tão bem.
É importante que o freelancer não seja cobrado como um funcionário, contratado pela CLT. Ele não deve bater ponto ou participar das dailys. No entanto, ele pode se reportar e relatar o que foi feito, bem como indicar os resultados do projeto.
Dica do Ricotta: O LinkedIn permite que você tenha um anúncio de vaga gratuito ativo, o que pode te ajudar a contratar a equipe ideal!
3. Organize as demandas de atendimento
Na conquista de clientes, evite segurá-los por preciosismo, deixe que eles sejam geridos por outras pessoas da equipe.
Uma forma de delegar os clientes para outra pessoa de atendimento é que ela faça o acompanhamento com você durante dois ou três meses para, no fim desse período, assumir a responsabilidade.
No primeiro mês, ela vai entrar em todas as ligações e reuniões, analisando entregas e lendo e-mails. Eu chamo isso de “momento sombra”.
No segundo mês, ela pode assumir algumas interfaces, como responder e-mails ou mensagens instantâneas.
No terceiro mês, todas as atividades são assumidas pela nova pessoa e você fica em segundo plano. Então, você poderá informar ao seu cliente que o projeto ficará nas mãos dessa pessoa.
4. Conheça os rituais-chave
Com mais pessoas, os rituais-chave se tornam ainda mais importantes. Afinal, eles te ajudam a entender e a acompanhar de perto o que está acontecendo na sua organização.
- dailys: em poucos minutos, você e sua equipe tratam das atividades realizadas no dia anterior e fazem uma previsão do que será entregue no dia de hoje;
- weeklys: realizadas preferencialmente às sextas, aborda o que foi feito durante a semana e o que não foi concluído, além de prever o que será feito na semana seguinte;
- alinhamento de desempenho de projetos: normalmente realizadas às segundas, permite que o time demonstre a evolução, em números, dos projetos da agência.
5. A cada seis meses, faça o exercício do FAROL
Esse exercício te ajuda a delegar e a escolher o que precisa ser priorizado na organização para te ajudar a ter mais tempo. Saiba como fazer:
- durante duas semanas, liste todas as tarefas executadas por você;
- escreva três colunas: habilidade, impacto e pessoalidade;
- atribua uma nota para cada uma das colunas baseada nos critérios:
- habilidade: qual o seu nível de habilidade técnica para realização desta tarefa? (1 – sem habilidade, 5 – habilidade incontestável);
- impacto: qual o nível de impacto na organização ao realizar esta tarefa? (1 – sem habilidade, 5 – habilidade incontestável);
- pessoalidade: qual o nível de pessoalidade ao realizar esta tarefa? Quanto você precisa estar envolvido? (1 – sem habilidade, 5 – habilidade incontestável);
- some as notas e crie uma nova coluna;
- analise as tarefas com menores notas e pronto: agora você já sabe quais precisam ser delegadas.
Agora que você sabe como conquistar a liberdade de tempo e parar de trabalhar 12 horas por dia, confira outras dicas imperdíveis no meu canal no Youtube! Lá você vai saber mais sobre a realidade das agências digitais!